Diagramas Para El Estudio Del Trabajo En Oficinas

1. Conceptos Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y metodos), relacionados entre si, que contribuyen a realizar una funcion. Un sistema se compone: Elementos fisicos: -Medidas evaluaciones-comparaciones Elementos humanos: -Conexiones-interrelaciones Un sistema es una red de procedimientos relacionados entre si y desarrolla- dos de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa. Un procedimiento puede considerarse como la sucesion cronologica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen una unidad, en funcion de la realizacion de una actividad tarea especifica dentro de un ambito predeterminado de aplicacion. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacion de tiempos de realizacion, el uso de recursos materiales y tecnologicos y la aplicacion de metodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre si por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nomina, adquisicion de mobiliario, seleccion y contratacion de personal, control de existencias de medicamentos, etcetera. Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. El conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema. Ejemplos: sistema de adquisicion y enajenacion de bienes, sistema de mantenimiento, sistema de contabilidad y control presupuestal, sistema de administracion y desarrollo de personal, etcetera. Un procedimiento se caracteriza por no ser un metodo individual de trabajo. El metodo se refiere especificamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo. Ejemplos: la capacitacion de personal, la desconcentracion de facultades, la implantacion de un sistema, etcetera. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad especifica. Una actividad especifica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. Ejemplos: hacer una visita medica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etcetera. El concepto de simplificacion del trabajo Es el uso organizado del sentido comun para encontrar formas mas faciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacion del trabajo posibilita la racionalizacion de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor inversion de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. La simplificacion del trabajo presupone el mejor metodo de trabajo" el mas facil; proporciona tambien un enfoque organizado que no solo hace que la supe- racion personal sea mas facil, sino que ademas se ajusta como una modalidad conveniente y continua. De los indices parciales, el mas usado es el de la productividad del trabajo, el cual relaciona la produccion obtenida durante un periodo determinado, respecto a los recursos empleados para ello. Tambien puede expresarse como el numero de bienes servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duracion del trabajo puede ser de una hora, un dia, un mes, un ano, etcetera. 2. Diagramas de procedimientos En la generalidad de las empresas la falta principal es el descuido de la administracion para aplicar en su totalidad los principios de organizacion a los mecanismos de crecimiento de la empresa Como hemos asentado en el capitulo anterior, los organos (unidades administrativas) son responsables de ejercer las atribuciones que de- terminan las disposiciones legales respectivas, de las cuales se derivan tanto funciones como sistemas y procedimientos de trabajo. La multiplicidad de funciones y el crecimiento de las operaciones, tanto en empresas del sector oficial como del privado, inciden en la proliferacion de procesos funcionales (crecimientos acelerados) que requieren grandes cantidades de recursos humanos, materiales y financieros que generalmente conducen a zonas de empautamiento para el mejoramiento de la capacidad de produccion de bienes servicios frente a los consumidores y los clientes. La permanente revision de los sistemas, estructuras y procedimientos por las unidades responsables del mejoramiento administrativo permitira conocer de manera integral la operacion de la institucion de cualquier unidad administrativa. La presentacion de procedimientos aislados no permiten conocer de manera integral la operacion de la empresa de una de sus partes (unidad administrativa) y el reconocer la deficiencia en la calidad de los servicios prestados, y la necesidad de identificar problemas y dificultades administrativas que se presentan en el cotidiano que hacer institucional, en mucho obedece a la ausencia de procedimientos redactados y a su representacion (graficacion); de aqui la necesidad de agrupar- los en forma ordenada en un solo documento denominado "Manual de procedimientos". El estudio de procedimientos tiene diferentes matices, tema que es tratado ampliamente en otro capitulo de la obra; sin embargo, es importante destacar que una vez que se ha recabado, integrado y analizado la informacion materia del estudio, se procedera a la graficacion de los procedimientos. La representacion de los procedimientos sujetos a estudio, puede ser mas menos compleja, segun sea la tecnica de diagramacion y el objeto ambito de aplicacion de los mismos. 3. Conceptos generales de diagramas La representacion por medios graficos es para la profesion de sistemas lo que un sistema numerico es en el campo de las matematicas; es decir, un lenguaje abreviado que permite entender los fenomenos complejos en lapsos de tiempo relativamente cortos. La elaboracion de diagramas no es la unica responsabilidad de la funcion de sistemas, sino la parte integral de la actividad de casi todas las tecnicas profesionales, el recurso en el que puede confiarse para simplificar y presentar con claridad miles de contextos diferentes. El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de los sistemas que son: estudio, diseno y presentacion. Estudio de los diagramas La fase del estudio de sistemas es la investigacion original de los procedimientos actuales. En esta etapa el examen se refiere a la forma en que se esta ejecutando el trabajo. La informacion que el analista necesita debe ser correcta y completa. Una vez que el analista ha recopilado toda la informacion, hace uso del diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformara la enorme mezcla de detalles sin conexion que ha reunido en un sencillo mapa-ruta que senala por completo los procedimientos. El diagrama es un producto final deseado, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento. Una parte muy importante de ese conocimiento es que al ver como se ejecuta el trabajo, se llega a comprender una gran parte del porque. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacion, ahora empieza a marcar el rumbo; principia a senalar las areas en que es mayor la posibilidad de mejoria. Estas dos fases, comprension de los procedimientos actuales e indicacion del mejor camino para la accion futura, constituyen el valor mas preciado que se deriva del uso de las graficas. Diseno de diagramas de procedimiento Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiza, la mas importante y con seguridad el punto crucial de una asignacion de sistemas. Aqui se desarrollaran los metodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en una palabra, el sistema nuevo en si mismo. Los diagramas de flujo que fueron trazados en la fase del examen, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los caminos de perfeccionamiento que antes fue- ron senalados. Los campos en los que se duplican los esfuerzos, se gastan sin necesidad aquellos en los que las rutas son dificiles y otros puntos de mejoramiento similar se investigaran minuciosamente. Los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el sistema propuesto se convertiran en las bases para los proyectos finales alrededor de los cuales se centrara la representacion administrativa. Presentacion de los diagramas La fase de presentacion del trabajo se apoya con firmeza en el empleo de diagramas graficas escogidos y ejecutados con el (mico proposito de explicar a la administracion como trabaja el antiguo sistema y por que y de que manera debe mejorarse. En este punto los efectos del analisis de los sistemas son acumulativos. Todo el esfuerzo que se empleo ha constituido este punto cumbre: la aceptacion el rechazo del plan que se propone. La decision puede basarse en detalles pequenos, por ejemplo, el recurso que se ha dado a una copia forma en particular. Si el especialista en sistemas ignora su destino, esta falta de conocimiento podra ser tomada por la administracion como indicio de que el estudio ha sido conducido muy deficientemente. Esta conclusion debilitara la confianza en la presentacion total. 4. Metodos para formular diagramas Planeacion y evaluacion Todos los analisis de sistemas bien ejecutados proceden en su iniciacion de una planeacion cuidadosa y de una valoracion continua conforme adelanta el trabajo. Por lo que se refiere a los diagramas, la planeacion es la forma de decidir cuales se adaptaran mejor a la asignacion y realizacion de los fines que se desean y que informacion deberan contener dichos diagramas. Debe determinarse cual es el enfoque mas expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucion de un trabajo comprensible. La evaluacion es el proceso de la adaptacion y esto debe aplicarse continua y conscientemente conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operacion que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepcion, depende en cierto grado y por lo que se refiere al enfoque, de metodos de tanteo. El analista continuamente debe valorizar sus metodos actuales y sus resultados, comparandolos con los propositos finales de historia. Este sera afinado poco a poco conforme progresa el trabajo. Cuando hay que hacer diagramas Durante la fase de la investigacion de un estudio, el analista debera interesarse primordialmente en los diagramas de flujo de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamano y el numero de hojas en las que se acomodaran los diagramas, haciendo a un lado dibujar directo de las informaciones verbales. Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese mas rapidamente, ya que las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando simbolos y no palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y logica; finalmente el diagrama-borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiza encuentre util asociar cada simbolo de las graficas con una lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que el necesita. Por ejemplo, el simbolo del archivo podra llevar preguntas como estas: ¿Archivado por quien? ¿Retenido por cuanto tiempo? ¿En que orden? ¿Cuantos al mes? ¿Que clase de archivero esta usando? En la practica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas. El arte de entrevistar mejora con la practica y el conocimiento y, con frecuencia, el analista experto usa, deja de usar la tecnica de diagrama-borrador, acomodandose a las circunstancias del momento. 5. Simbologia Basica Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grafico inconsistente no convencional trasmitira un mensaje deformado sera ineficaz para la comprension del proceso que se pretende estudiar. De ahi la necesidad de concebir y admitir determinados simbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir tambien en determinadas reglas en cuanto a su aplicacion. La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales de las graficas (figura 6.1), a pesar de la amplia aceptacion que ha tenido esta simbologia, en el trabajo de diagramacion administrativa es limitada, porque no ha surgido algun simbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologia (figura 6.2) para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electronico de datos (EDP) con el proposito de representar los flujos de informacion, de la cual se han adoptado ampliamente algunos simbolos para la elaboracion de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacion administrativa. Clasificacion De Los Diagramas La bibliografia de la profesion de sistemas menciona un apreciable numero confuso de tipos de diagramas y combinaciones de tipos designados por sus autores para ajustarse a una gran variedad de asignaciones para hacer diagramas. Sin embargo, pueden clasificarse los empleos basicos de los diagramas que, solos combinados, son la razon fundamental de los numerosos tipos de diagramas que existen. a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones. b. Diagramas arquitectonicos, para representar un bosquejo de terrenos fisicos. c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquias de autoridad, responsabilidad y funcion. d. Diagramas estadisticos, para resumir las relaciones numericas y cronologicas. Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razon fundamental de los tipos mencionados y sus objetivos, se facilita la presentacion de las diversas clases de diagramas de sistemas, si se verifica en funcion del campo que describe cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorias. e. Diagrama de flujo. Se refieren, basicamente, al flujo de operaciones e incluyen graficas que se relacionan con el manejo de formas, asi como diagramas logicos relativos a programas de computadoras. f. Graficas de organizacion. Se refieren a las relaciones del personal. g. Graficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes mencionados. Convencion para trazar los diagramas a. La informacion para identificar cada diagrama debe ser la siguiente: 1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales. 2. Nombre del departamento los departamentos involucrados. 3. Nombre de la persona que preparo el diagrama. 4. Numero de personas puestos involucrados. 5. Numero de pasos. b. Identificar cada columna con el nombre de la persona puestos que realiza uno de los pasos. c. Representar las formas documentos, mediante rectangulos proporcionales a las formas documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la claridad, esta convencion puede eliminarse empleando solamente el buen juicio. d. Cada forma debe representarse siempre por un rectangulo de las mismas dimensiones. e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triangulo negro en la esquina inferior derecha. f. Cuando las dimensiones del rectangulo lo permitan, es conveniente el nombre de la forma en cada paso que aparezca. g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un numero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usara el numero uno; las siguientes copias tendran numeracion ascendente. h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen. i. Cuando se transportan dos mas papeles, que van unidos, ya sea con grapa broche en sobre, se reunen los rectangulos identificando cada uno de ellos, El movimiento se representa por una sola linea. j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de una linea para cada forma grupo de formas. k. La secuencia se muestra haciendo que las lineas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo. l. El orden cronologico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectangulos, de arriba hacia abajo. m. Debe identificarse cada paso con un numero y hacer una pequena descripcion del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accion. n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento el empleado que ha proporcionado la informacion. Presentacion de las formas en el diagrama a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros rectangulos, imitando hasta donde sea posible la forma y tamano de las originales reducidas a escala. Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina superior derecha, el numero de la copia en cuestion. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamano, forma nombre, ambos, es conveniente usar un numero para identificarlas b. Las formas con copias deben representarse como sigue. En caso de tener muchas copias, deben presentarse asi. c. Si una forma se destruye se representa de este modo. Si se tiene una alternativa, se traza una linea horizontal y se anota con un lapiz usando para toda la grafica el camino normal a partir de uno de los extremos de la linea. En el extremo de la linea se desarrolla la alternativa, pero usando un lapiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si solo se tuviera un color, entonces usese linea de puntos mas clara. En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama aquella que ocurre mas frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad. Para representar dos mas alternativas que se originen en un proceso se usara el simbolo. d. Si las lineas tuvieran que encontrarse entre si, se usara la siguiente convencion e. Cuando se tenga que hacer una distribucion de formas, se recomienda empezar con la mas alejada para evitar que se crucen. f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen. g. La nueva forma se marca con un triangulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el proceso. h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante "conectores" que consisten en dos circulos con la letra W, uno en el plinto en que se corto el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia. Requisitos para diagramar Sintetica La representacion que se haga de un sistema un proceso debera quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprension y asimilacion, por tanto, dejan de ser practicos. Simbolizada La aplicacion de la simbologia adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita y los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacion. La razon primordial para el empleo de simbolos es que estos estandarizan las actividades, "encasillandolas" en grupos compactos de actividades similares. De forma visible a un sistema un proceso Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografia aerea que contiene los rasgos principales de una region, y que a su vez permite observar estos rasgos detalles principales. A continuacion se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que estan presentes los simbolos que con mas frecuencia se utilizan, asi como su aplicacion. La redaccion empleada trata de clasificar al maximo el entendimiento del flujo del proceso; sin embargo, en la practica se procurara que las anotaciones sean lo menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del diagrama. Cuando se tiene una estructura mental adecuada a los problemas que se presentan en la tecnica de diagramacion, resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; asi pues, se recomienda que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta tecnica, llevando a la practica el diagramado de algun proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse detenidamente con el fin de afinar detalles. 6. Formatos para captura de informacion La recopilacion de la informacion para el diseno mejoramiento de los procedimientos se realiza generalmente a traves de: -La investigacion documental. -La encuesta. -La observacion. Para una mayor amplitud de esta etapa, conviene revisar el capitulo "Comprension dcl sistema actual ". Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacion deseada, estan constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capitulos. Este medio de captacion de informacion permite ahorrar recursos economicos y tiempo; sin embargo, la calidad de la informacion que se obtenga dependera del diseno y la presentacion que se de a los cuestionarios. Las tecnicas de entrevista, observacion directa, muestreo (tablas de muestreo), tambien son tratadas con amplitud en la segunda parte de la obra. Una vez que se ha recabado la informacion de las areas involucradas en el estudio se procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las areas que intervienen y los formatos que se utilizan. El formato anexo 1, "Recopilacion de informacion del procedimiento". En este formato, se presenta en forma grafica la secuencia en que se realiza un trabajo, en el que intervienen varias personas a un grado de detalle que incluye actividades de tercer nivel. Se refiere paso a paso al conjunto de actividades que se realizan en una estacion de trabajo. En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos. a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso. b. El tipo de operacion mediante un simbolo. 1. Operacion. 2. Transporte. 3. Inspeccion 4. Demora 5. Almacenamiento.